FAKULTAS TARBIYAH DAN KEGURUAN

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN KALIJAGA

 

MANUAL PROSEDUR

PENGGUNAAN SARANA PRASARANA KEGIATAN UKM

 

NOMOR DOKUMEN:

UKM F 01 KL 03

 

Oleh Kelompok 3 :

1.      Aqib Prayogo                                11470050

2.      Riyasatul Mar’ah                           11470061

3.      Erna Yuliyanti                               11470051

4.      Zainul Nahawan                            114700

5.      Rahmat                                          114700

6.      Khairunnisa                                   11470111

7.      Yuli                                               114700

 

UNIT KEGIATAN MAHASISWA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI

SUNAN KALIJAGA YOGYAKARTA

2012

 

 

MANUAL PROSEDUR

PENGGUNAAN SARANA PRASARANA KEGIATAN UKM

 

 

UKM F 01 KL 03

 

 

Dikeluarkan	: 7 Mei 2012
Edisi	: 1
Revisi	:
Dikaji ulang oleh	: kelompok 3
Disetujui oleh	: Dosen Pengampu

 

 

 

 

UNIT KEGIATAN MAHASISWA FTK

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI

SUNAN KALIJAGA YOGYAKARTA

2012

 

 

	Tiap UKM	Nomor Dokumen: UKM F 01 KL 04
			Dikeluarkan : 7 Mei 12
	Bagaimana prosedur penggunaan sarana prasarana kegiatan UKm		Edisi             : 1
			Revisi:

 

 

1.    TUJUAN

Standard Oprational Procedure (SOP) ini bertujuan untuk menjelaskan tentang bagaimana prosedur penggunaan sarana prasarana UKM  baik di dalam SC maupun yang dilakukan di luar SC sehingga dapat terkoordinasi dengan baik. Karena sarana dan prasarana ini memang disediakan untuk kepentingan kelompok, sehingga harus melewati prosedur dan aturan yang telah ditentukan oleh  Student Center.

 

2.    RUANG LINGKUP

SOP ini meliputi :

1.      Sistem koordinasi, perizinan, kewenangan, dan pertanggungjawaban tentang bagaimana prosedur penggunaan sarana prasarana oleh setiap UKM olahraga maupun mahasiswa selain anggota  UKM.

2.      Proses pelaksanaan Sarana dan Prasarana mahasiswa di SC.

 

3.    DEFINISI

1.      Penggunaan saran prasarana yang dilakukan oleh setiap UKM maupun orang luar adalah kegiatan yang dilakukan oleh mahasiswa untuk penyelesaian tugas mata kuliah Pengantar Ilmu Manajemen di bawah pengawasan Dosen Pengampu yang bersangkutan.

2.      Kepala UKM dan Ketua Panitia adalah yang bertanggungjawab terhadap prosedur penggunaan sarana prasarana kegiatan oleh setiap UKM tersebut.

3.      Mahasiswa adalah peserta didik yang terdaftar secara sah pada program studi masing-masing dalam lingkup tiap UKM.

4.      UKM adalah suatu lembaga kegiatan mahasiswa yang bertugas melakukan pengembangan terhadap prosedur atau tata cara penggunaan sarana prasana UKM olahraga dalam setiap pengadaan kegiatan.

4. PROSEDUR

A.      Persiapan

1.      Student Center menginventarisir sarana atau peralatan yang dibutuhkan  oleh setiap UKM sehingga kegiatan yang dilakukan dapat terpantau secara baik.

2.      Ketua SC mempersiapkan manual prosedur pengadaan kegiatan.

3.      UKM memersiapkan data-data tentang penggunaan sarana atau peralatan kegiatan yang akan dilaksanakan.

4.      Mahasiswa yang akan melakukan penggunaan Sarana Prasarana UKM mempersiapkan surat izin penggunaan yang dikeluarkan oleh Student Center, Mekanisme Pengajuan izin penggunaan sarana dan prasarana diatur dalam SOP terpisah.

B.     Pelaksanaan

1.      Mahasiswa calon pengguna mengajukan surat permohonan kepada kepala SC untuk menggunakan Sarana Prasarana. Surat permohonan harus ditandatangani oleh Dosen Pengampu atau Kepala Jurusan.

2.      Kepala SC memberikan surat izin penggunaan alat-alat UKM tersebut. Tembusan surat di alamatkan ke Ketua Kelompok. Prosedur pemberian izin diatur secara internal UKM masing-masing.

3.      Mahasiswa calon pengguna mengisi formulir usulan peminjaman alat yang telah disediakan oleh UKM yang diketahui oleh Penanggungjawab. Biaya jaminan peminjaman ataupun biaya perawatan alat diatur oleh masing-masing UKM.

4.      UKM mempersiapkan alat-alat yang diperlukan oleh mahasiswa. Kondisi alat secara keseluruhan dicek terlebih dahulu oleh UKM sebelum digunakan oleh mahasiswa.

5.      Penggunaan dilakukan oleh mahasiswa. Penyediaan alat-alat penggunaan setelah dipakai menjadi tanggungjawab mahasiswa dan setiap UKM. Alat-alat UKM tidak diperbolehkan dibawa tanpa izin Penanggungjawab UKM melalui prosedur yang diatur oleh masing-masing UKM.

6.      Mahasiswa mengembalikan peralatan yang telah dipinjam  setelah penggunaannya selesai.

7.      UKM mengecek kembali kondisi alat secara keseluruhan dan dapat diterima jika sesuai dengan spesifikasi yang ditulis pada formulir peminjaman kerusakan yang ditimbulkan oleh kelalaian mahasiswa menjadi tanggungjawab mahasiswa tersebut. Alat dapat diterima kembali oleh UKM jika kerusakan alat telah diperbaikai atau setelah mahasiswa bersangkutan melunasi biaya perbaikan kerusakan peralatan tersebut.

SOP penerimaan anggota UKM baru

Standar Oprasional Prosedur

Rekruitmen Pengurus UKM

Periode 2012-2013

1.      Menyerahkan usulan calon pengurus UKM priode 2012/2013, di tujukan kepada K.a Kemahasiswaan, mulai tanggal 1 April 2012-15 April 2012 pada jam kerja (08.30-12.00) di kantor direktur Student Center.

2.      Surat wajib di lampirkan :

a.       LPJ dan SPJ UKM Tahun 2011/2012 (dalam bentuk soft copy dan hard copy)

b.      Boidata calon pengurus UKM disertai foto ukuran 3 x 4

c.       Kartu Hasil Studi [KHS] terbaru calon pengurus yang disahkan oleh Fakultas.[dengan IPK calon ketua UKM minimal 3,25]

d.      Rekomendasi dari Pembantu Rektor Bidang Kemahasiswaan [Khusus calon ketua UKM]

e.       Foto copy KTM yang masih berlaku untuk semua calon pengurus sebanyak 1 lembar.

f.       Laporan Prestasi selama tahun 2011-2012

g.      Laporan Realisasi Program Kerja UKM Tahun 2012-2013

h.      Rencana Program Kerja/Kegiatan UKM Tahun 2011/2012

i.        Daftar Nama Anggota UKM Tahun 2011/2012

j.        Daftar Inventaris Kekayaan Negara [Daftar Inventaris Ruangan] UKM

3.      Di serahkan kepada KaSubag. PPK [Pengembangan Penalaran Kemahasiswaan] atau kepada KaSubag. PMBK [Pengembangan Minat, Bakat dan Keterampilan]

4.      Pengambilan Surat Keputusan Pengurus UKM 1 minggu terhitung setelah tanggal 15 April 2012.